Avdelningsadministratör

Avaron AB är ett växande konsultbolag som matchar din spetskompetens med marknadens mest intressanta uppdrag och erbjuder en plattform där din utveckling står i centrum.

Vi söker en avdelningsadministratör till en samhällsviktig verksamhet inom energisektorn. I rollen stöttar du en avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer i det dagliga arbetet. Uppdraget passar dig som trivs i en central funktion med stort eget ansvar, många kontaktytor och fokus på att skapa struktur, ordning och god framdrift i administrativa processer.

Du blir en viktig del av verksamheten och bidrar till att chefer och team får rätt administrativt stöd i allt från ledningsgruppsarbete till personaladministration, dokumenthantering och intern samordning.

• Ge administrativt stöd till chefer genom kalenderhantering, mötesbokningar och förberedelse av mötesmaterial och presentationer
• Samordna underlag och beslut avseende medarbetare och konsulter, exempelvis delegeringar och jävsdeklarationer
• Stötta onboarding och offboarding samt beställa utrustning, behörigheter och accesser
• Hantera semesterlistor, introduktionsinsatser och interna aktiviteter
• Genomföra inköp av material, utrustning och tjänster vid behov
• Sammanställa enklare rapportering från UBW samt hantera fakturor och kontering vid behov
• Planera interna möten, workshops och konferenser inklusive lokaler, teknik och catering
• Stödja ledningsgruppsarbetet genom att planera årshjul och agendor, dokumentera möten och beslut samt följa upp actions
• Uppdatera intranät och presentationsmaterial samt hantera dokument på filserver och SharePoint, inklusive diarieföring
• Skapa och uppdatera rutiner inom det egna ansvarsområdet samt samverka med administratörsnätverket

• Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med arbetsuppgifter såsom dokumentation, uppföljning och rapportering, mötes- och konferensbokningar, protokollskrivning, planering av möten och workshops, on-/offboarding samt beställningar
• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook
• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• Förmåga att arbeta självständigt, noggrant och serviceinriktat i en roll med många kontaktytor
• Möjlighet att genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning (kräver svenskt medborgarskap, dubbla medborgarskap medges ej)

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, till exempel statlig eller kommunal
• Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande

Våra tjänster kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, då vi hanterar ansökningarna löpande. Vi rekommenderar dig därför att söka så snart som möjligt.