Administratör med inriktning inköp till enheten för inköp och upphandling

Beskrivning Vill du vara en nyckelperson i vår inköpsorganisation och bidra till mer effektiva och hållbara inköp? Vi söker nu en noggrann och lösningsorienterad inköpsadministratör- som vill vara med och göra skillnad. Du kommer att spela en viktig roll i att skapa förutsättningar för god ekonomisk hushållning och hållbarhet samt säkerställa ett effektivt och likvärdigt stöd till förvaltningens chefer och verksamheter. Förvaltningen för funktionsstöd har centraliserat sin inköpsorganisation, vilket ger oss en stark grund för att genomföra kostnadseffektiva och miljömedvetna inköp som stödjer både stadens och förvaltningens mål. Ekonomiavdelningen består av sex enheter: inköp och upphandling, ekonomi, fastighet samt tre administrativa enheter. Vi har ett nära och välfungerande samarbete mellan enheterna och strävar efter att ge ett professionellt och enhetligt stöd inom hela förvaltningen. Enheten för inköp och upphandling består av 3 upphandlare, 15 inköpsadministratörer, 1 avtalscontroller samt 2 administratörer & 1 redovisningsekonom för leverantörsreskontra. Som inköpsadministratör på enheten för inköp och upphandling kommer du att vara en nyckelperson i den dagliga hanteringen av inköp samt tillhörande administrativa uppgifter. Arbetet innebär också ett nära samarbete med förvaltningens upphandlare. Vad du kommer att göra: - Arbeta i inköp och upphandlingssystemet Proceedo och säkerställa att inköp och beställningar följer våra interna riktlinjer samt har följsamhet mot lagen om offentlig upphandling. - Olika typer av beställningar i Proceedo och direktupphandlingar. - Säkerställa att inköp är effektiva och transparenta. - Ansvara för en snabb och korrekt fakturahantering. -  Ge stöd och rådgivning i inköpsfrågor och skapa smidiga flöden för inköpsorganisationen. - Ha en aktiv roll i att följa upp och säkerställa att leverantörer lever upp till ställda villkor. - Medverka i utvecklingsarbetet gällande arbetsprocesser för inköp och upphandling i förvaltningen. - Aktivt arbeta med miljö och hållbarhetsfrågor mot Göteborgs stads uppsatta politiska mål Då vi har ett gemensamt ansvar för arbetsuppgifterna på enheten så kan arbetsuppgifterna förändras över tid samt att det kan komma utökade och icke ordinarie arbetsuppgifter under vissa perioder.  Det krävs därför att du är flexibel och samarbetsvillig. Kvalifikationer Vi söker dig som har avslutad gymnasial eller eftergymnasial utbildning med inriktning administration eller ekonomi. Alternativt utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning mot offentlig förvaltning och eller upphandling. Du behöver ha erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning/myndighet. Ett plus är om du även har arbetat med inköp och upphandling inom offentlig förvaltning. Du ska ha god datorvana, god erfarenhet av IT-verksamhetssystem och ha arbetat med Officepaketet och Microsoft Excel. Det är meriterande om du har dokumenterad erfarenhet av arbete i verksamhetssystemet Proceedo. Det är viktigt att du har en god förmåga att uttrycka dig på svenska, både i tal och skrift. Det är bra om du har förståelse för att man inom inköps-området behöver säkerställa följsamhet mot lagen om offentlig upphandling. Du förmedlar information och idéer på ett tydligt sätt såväl muntligt som skriftligt. Du säkerställer att ditt budskap går fram. Du anpassar din kommunikation efter mottagare, målgrupp och situation. Du är noggrann, arbetar fokuserat och bryr dig om detaljer. Du ser till att arbetet blir rätt gjort. Du kontrollerar och följer upp ditt arbete för att säkerställa att det håller en hög kvalitet. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du ser till att arbetet slutförs i tid och följer upp resultatet. Du är uppmärksam i ditt bemötande. Du är positiv, hittar lösningar och vill hjälpa till. Du förstår vad de vi är till för behöver och ser till att de blir nöjda. Du har mod och förmåga att fatta egna beslut inom ramen för ditt uppdrag utan att vara beroende av andra. Du tar ansvar för dina uppgifter och driver arbetet framåt. Övrigt Vad vi erbjuder: En meningsfull roll där du bidrar till att effektivisera offentliga inköp och stöder en hållbar förvaltning. En stimulerande arbetsmiljö med ett engagerat team och en god arbetskultur Kollegialt stöd och möjlighet att växa i rollen. Tydliga processer och riktlinjer som gör ditt arbete effektivt och meningsfullt samt möjlighet att påverka och utveckla nya processer.  Flextid och möjlighet att förlägga viss tid av arbetet hemifrån. Om det låter som en roll för dig så är du varmt välkommen med din ansökan! Göteborgs Stad arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering. Vi värnar om våra medarbetares hälsa och erbjuder bl.a. friskvårdsbidrag, rabatterade träningskort och cykelförmån. Vi har rökfri arbetstid. Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Har du skyddade personuppgifter ska du INTE söka via systemet utan kontakta ansvarig rekryterande chef för hantering av din ansökan. Tillsättning sker under förutsättning att tjänsten inte behöver tas i anspråk i förvaltningen eller stadens omställningsarbete. Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Om oss Vi är alla olika. Vi är också lika och har samma rätt till ett tryggt hem, en meningsfull sysselsättning och att känna oss värdefulla. Med rätt förutsättningar kan vi växa, utvecklas och delta i samhället på våra egna villkor. Inom förvaltningen för funktionsstöd ger vi stöd, service och omsorg till barn och vuxna med funktionsnedsättning och skapar möjlighet för dem att leva ett gott och självständigt liv, som alla andra. Med 6 200 engagerade medarbetare är vi Sveriges största funktionsstödsförvaltning. Vi arbetar bland annat inom boenden med särskild service, daglig verksamhet, boendestöd, personligt stöd och barn- och korttidsboenden. Vill du vara med och bidra till ett mer inkluderande samhälle? Välkommen till oss! Du är Göteborg